Seu evento

Dicas para organizar um evento corporativo

05/09/2016 - eventos corporativos; eventos; seueventonet; curitiba;

Um evento corporativo de sucesso não é simples de ser realizado. É preciso muito planejamento, organização e dedicação da equipe encarregada. Geralmente a área de comunicação interna da empresa é responsável pela realização de feiras, congressos, conferências, convenções, fóruns, palestras, seminários, confraternizações e demais eventos que envolvam o nome da empresa. Para ajudar você a produzir um evento corporativo bem-sucedido criei este passo-a-passo que irá direcioná-lo do início ao fim.

Planejamento

O primeiro passo é planejar como será seu evento, para isso nada melhor do que montar um checklist e estabelecer prazos e prioridades. Lembre-se de registrar se será um evento com público interno e/ou externo, já que o enfoque muda e as ações executadas são diferentes para cada público.

Nome do evento
Data de realização
Local
Horário de início e fim
Público alvo
Público estimado
Objetivos
Atividades realizadas
Responsáveis por cada atividade
Fornecedores
Contatos
Prazos de conclusão
Orçamento disponível
Equipe de atuação

Para realizar tudo que foi planejado é preciso uma equipe de apoio. A formação deste grupo deve ser feita pelo profissional responsável pela organização geral do evento. A quantidade de pessoas envolvidas irá depender do tamanho e formato do evento. Grandes eventos pedem a atuação de vários profissionais, já eventos de menor porte podem ser administrados por poucas pessoas.

Para o formato e criação da equipe de apoio você pode considerar um modelo padrão, como o apresentado abaixo, para definir quem será encarregado de cada setor do evento.

Coordenação e organização
Comitê de programação (se for workshop)
Credenciamento e atendimento
Cerimonial e recreação
Divulgação
Suporte técnico (som e imagem)
Serviços gerais
Segurança e estacionamento
Buffet e gastronomia
As atividades devem ser elaboradas e adequadas de acordo com o público para o qual o trabalho se destina, levando em conta o tema, tamanho e objetivo do evento.

Fornecedores

Antes de contratar um fornecedor para seu evento, é importante procurar referências e participar de reuniões de alinhamento. Faça uma lista com todas as suas dúvidas e pergunte tudo, aproveite a reunião para observar como o fornecedor age, qual o seu perfil, responsabilidade e postura.

Após analisar o perfil do profissional, seu trabalho e como será a prestação de serviços, é imprescindível formalizar a proposta com um contrato assinado por ambas as partes.

Antes da realização do evento converse com todos os fornecedores contratados para verificar o andamento das atividades.

Controle das atividades

O próximo passo é listar todas as atividades que serão realizadas antes, durante e após o evento. Crie um cronograma de atividades, considerando responsáveis e prazos para finalização de cada uma. Até o dia do evento faça revisões no cronograma para assegurar que todas as atividades serão completadas a tempo do grande dia.

É interessante criar também um controle visual destas atividades, que pode ser em uma parede ou em um quadro, dessa forma outras pessoas envolvidas terão acesso a informação.

Gerenciamento durante o evento

Alguns itens merecem ser revisados horas antes do início do evento:

Banheiros ? verificar se estão funcionando corretamente e se possuem itens básicos de higiene, como papel higiênico, sabonete líquido e papel toalha.
Sinalização do espaço ? certifique-se de que há indicação de onde é o evento, onde estão os banheiros e a saída de emergência.
Serviços contratados ? confirme com todos os fornecedores o horário de chegada e entrega dos itens e serviços contratados.
Som e imagem ? acompanhe a instalação do projeto audiovisual e teste com antecedência.
Plano de recepção ? antes do evento repasse o plano de recepção, de atendimento a pessoas com necessidades especiais e a acomodação de convidados no evento.
Material gráfico ? verifique a disposição do material gráfico que será utilizado durante o evento: crachás, certificados, banners, pastas, etc.
Após o evento

Ao final do seu evento faça uma pesquisa entre os participantes para identificar pontos positivos, negativos e sugestões de melhorias para os próximos eventos.

Com esta pesquisa em mãos, emita um relatório considerando todos os indicadores. Esta avaliação é importante para identificar se os objetivos foram alcançados e, sobretudo, te dará uma visão sobre o trabalho desempenhado por cada departamento e fornecedor.